Оптимизация кадровых документов и процессов позволит:
автоматизировать технические функции;
сократить расходы на персонал и не только на персонал;
нормировать труд кадровых специалистов;
увеличить эффективность бизнес-процессов;
исключить ошибки из-за человеческого фактора.
Что важно знать при оптимизации кадровых документов
Обязательные и необязательные документы
Чтобы начать оптимизацию, важно для себя определить следующее: какие документы и процессы являются обязательными по закону.
Обязательные документы — это те, что определены нормами действующего законодательства. К их содержанию и форме выработаны конкретные требования. Обязательных документов множество, в их числе:
правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
трудовой договор (ст. 57 ТК РФ);
приказ о расторжении/прекращении трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ);
политика о защите персональных данных (ст. 18.1 Федерального закона № 152 от 27.07.2006) и пр.
Необязательные документы — те, которые когда-то были обязательными, но со временем перестали быть таковыми. При этом работодатели продолжают оформлять их, потому что «так исторически сложилось». Сюда можно отнести служебное задание, командировочное удостоверение, положения об отпусках, установлении испытательного срока и пр. К необязательным относятся формы, которые никогда не были обязательными, но организациям удобно их вести и этот порядок закреплен в локальных нормативных актах.
Проанализируйте, какие документы вы оформляете по каждой процедуре: прием, перевод, увольнение, предоставление отпуска, аттестация работников — с учетом не только требований законодательства, но и защиты работодателя от трудовых споров.
Определите, какие документы вы ведете только на бумажных носителях, а какие еще и в электронном виде.
Оптимизация содержания документа
Документ должен учитывать потребности работодателя, защищать компанию юридически и иметь набор необходимых реквизитов, для того чтобы иметь юридическую силу.
Корректировка формы и смена формата
Реквизиты, обязательные для каждой формы, указаны в ст. 9 Федерального закона № 402 «О бухгалтерском учете». К ним относятся название, дата создания, номер, автор документа, суть и на кого он распространяется, условия о том, что этот документ должен быть доведен до сведения этих людей с проставлением даты и подписи на документе. Эти реквизиты придают документам юридическую силу.
Несмотря на активное распространение электронного документооборота, работодатели продолжают вести большинство документов на бумаге. Проанализируйте, какие из документов можно перевести в электронный формат, чтобы сотрудники подписывали их электронной подписью.
Как упростить кадровые процедуры
Цель — сделать процессы эффективными. Для этого необходимо понять, как создается документ.
Основные этапы:
подготовка проекта документа;
проверка документа;
согласование документа;
утверждение документа;
регистрация документа;
срок, в течение которого создается этот документ.
Этот порядок общий, детали зависят от типа документа и принятого в организации документооборота.
После создания проекта юридическая служба проверяет его на соответствие требованиям законодательства, наличие обязательных реквизитов и пр.
Затем документ направляется на согласование.
Срок согласования документа также может варьироваться от пары часов до полугода. Кроме того, в компании могут быть дополнительные внутренние регламенты, которые увеличивают жизненный цикл документа.
Можно сократить некоторые процессы, тем самым сэкономив ресурсы.
Проанализируйте процедуры,которые вы выполняете по каждому кадровому событию, сопоставьте с требованиями законодательства. Например, при работе с отпусками можно исключить этап создания приказа об отпуске. Функцию уведомления выполнит этап ознакомления сотрудника с графиком отпусков.
ВАЖНО! Законодательно запрещено оформлять в виде электронных документов:
трудовые книжки и формируемые в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников,
акты о несчастном случае на производстве по установленной форме,
приказы (распоряжения) об увольнении работника,
документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично им подписываемые.