Согласно исследованию Работа.ру, около трети российских работников (34%) покидают свои рабочие места после испытательного срока. Как построить качественный процесс адаптации новых сотрудников, какие этапы должны включаться в него и, самое важное, как оценить его эффективность.
Зачем нужен процесс онбординга
Многие считают, что онбординг (или адаптация) — это процедура знакомства нового сотрудника с рабочими процессами, коллективом и задачами, которая длится несколько дней после начала работы. Однако, онбординг представляет собой всесторонний процесс вовлечения, включающий ознакомление с корпоративной культурой, принятыми в компании методами и принципами решения задач, а также формирования эффективной команды. Этот процесс способствует более быстрой адаптации новых сотрудников к корпоративной культуре, повышает их производительность и снижает текучесть кадров.
Эта система позволяет начать работу без излишнего напряжения. При прохождении процесса адаптации новый сотрудник постепенно знакомится с продукцией фирмы, коллективом, правилами и положениями. Успешное завершение этого процесса гарантирует длительное сотрудничество работника с компанией, что позволяет избежать потерь ресурсов на поиск новых кадров.
План действий во время адаптации может различаться в зависимости от конкретной команды. При успешной адаптации новый сотрудник быстро вливается в рабочий процесс и решает остаться в компании на долгосрочной основе. В случае неудачи сотрудник имеет возможность сменить место работы в течение полугода после приема на работу. Поэтому важно правильно организовать этот процесс. Также он может понадобиться, если сотрудник переходит в другую команду в рамках одной компании.
Цели процесса адаптации новых сотрудников могут быть разнообразными, однако обычно они сводятся к следующим аспектам:
1) Помочь вновь принятым сотрудникам быстрее влиться в трудовую обстановку и привыкнуть к корпоративным нормам.
2) Обучить новичков необходимым навыкам и предоставить ресурсы, которые помогут им эффективно выполнять свои обязанности.
3) Установить и развить активное взаимодействие внутри отдела и с коллегами из других подразделений.
4) Обеспечить благоприятные условия для новых сотрудников, чтобы они ощущали поддержку и стремление задержаться в компании на длительной основе.
Стадии встречи нового сотрудника
Для успешного проведения процесса онбординга необходимо следовать нескольким этапам, по которым следует внимательно провести нового сотрудника.
Эти этапы можно разделить на следующие основные части:
— Предварительная подготовка
Этот период начинается с предложения о работе и заканчивается приходом в офис. Отдел кадров собирает необходимые документы для оформления, согласует рабочее оборудование, разрабатывает план встреч. Затем отправляет сотруднику приветственное письмо с перечнем необходимых документов и информацией о времени прихода в офис, запланированных мероприятиях на первой неделе и другие детали.
— Ознакомление
В ходе ознакомления происходит знакомство с организацией, ее культурой, историей и коллективом. Кроме того, проводится индивидуальная встреча с руководителем с целью предоставить новичку необходимую информацию и ресурсы для начала работы, а также помочь ему разобраться, с кем и как он будет сотрудничать.
— Приспособление к своей роли
Проведение оценки компетенций нового сотрудника. В случае нехватки опыта HR-отдел предлагает обучающую программу для развития необходимых навыков.
Разработка плана задач на первые 30, 60 и 90 дней.
— Завершение процесса
Через 3 месяца после принятия на работу новый сотрудник вновь встречается с руководителем. На этом этапе проводится анализ адаптации, оцениваются достижения специалиста, и разрабатывается план его профессионального развития.
Важно отметить, что онбординг — это не просто одноразовое мероприятие, а непрерывный процесс. Необходимо гарантировать, что новые сотрудники получают необходимые знания и навыки на каждом этапе своей работы в организации. Только таким образом можно обеспечить высокую производительность работы команды и достижение общих целей компании.
Согласно личным оценкам, около 19% россиян, в среднем, требуется несколько дней для адаптации к новому рабочему месту. Строители (25%), работники транспортной сферы (25%) и торговли (24%) чаще всего отмечали этот период. Примерно 14% опрошенных считают, что недель достаточно. Этот срок подходит каждому пятому сотруднику в сфере производства и агропромышленности (20%). 17% респондентов считают, что отличным временем для адаптации является 2-3 недели. Самым распространенным выбором оказался месяц, который предпочли 21% участников исследования. Чаще всего так отвечали сотрудники транспортной отрасли (28%) и строители (25%).
17% опрошенных сообщили, что адаптация занимает у них от 2 до 3 месяцев. Такой же срок требуется для адаптации почти трети сотрудников IT-сферы (31%). 3% участников исследования отметили, что им требуется 3 месяца на адаптацию, 5% указали на срок в полгода, а 4% — на период более полугода. Продолжительность онбординга зависит от компании, отрасли и специфики должности. Обычно он может длиться от нескольких недель до нескольких месяцев: в маленьких стартапах процесс может быть кратким и интенсивным, а в крупных корпорациях занимать гораздо больше времени. В некоторых компаниях из-за особенностей корпоративной культуры онбординг может продолжаться до года.
Инструменты для успешного встраивания новых сотрудников
Для помощи HR в процессе адаптации персонала широко используются профессиональные инструменты. Их количество зависит от потребностей конкретной компании и ее внутренних процессов, однако существует стандартный набор, который применяется большинством команд. Обычно для удачного встраивания новых сотрудников применяют следующие инструменты:
— Очные обучающие мероприятия по приветствию. Такие мероприятия помогают новичкам познакомиться с компанией, коллегами и ознакомиться с корпоративной культурой.
— Обучающие презентации по приветствию, доступные на специальной платформе компании.
Этот подход подходит для компаний, где работает много сотрудников, находящихся в разных местах и сложно собирающихся вместе. Во время таких тренингов часто проводятся приветственные игры, которые знакомят новых сотрудников с основными ценностями и принципами компании.
— Приветственный набор. Набор корпоративных подарков, который получает новый сотрудник.
— Справочник для новичка. Электронный или печатный сборник полезной информации, содержащий все основные знания.
— Чат-боты. Этот инструмент значительно упрощает поиск ответов на часто задаваемые вопросы и разгружает HR-менеджеров.
— Личные встречи. Служат для того, чтобы помочь новичкам разобраться в вопросах и более глубоко погрузить их в рабочие процессы команды.
— Обратная связь. Может быть представлена в форме опросов, чек-листов или устно.
— Менторство. Основная задача наставника — передача ценностей, принципов и правил компании новым сотрудникам. Это обеспечивает поддержание общей культуры в коллективе. Кроме того, наставник помогает новичку удобно
Для старших сотрудников появляется новый способ мотивации людей с высоким потенциалом, который не требует крупных затрат и изменений в кадровой политике.
Какие задачи решает система адаптации?
Процесс вхождения сотрудника в компанию не только знакомит его с ценностями и корпоративной культурой, но также предотвращает несколько проблем, которые часто возникают у новых сотрудников. Первоочередная мягкая адаптация помогает снизить уровень стресса и беспокойства. Комфортное вливание в коллектив и рабочие задачи облегчают испытательный срок. Правильное и эффективное введение новичков гарантирует их быстрое вливание в коллектив и успешное выполнение задач.
Эффективный процесс включения новых сотрудников в компанию помогает уменьшить текучесть персонала. Привлечение новых сотрудников является затратным и времязатратным процессом. В случае, если новый сотрудник решит уйти к конкурентам во время испытательного периода, компания потеряет затраченные на его найм и обучение средства. Кроме того, система адаптации снижает нагрузку на руководителя и других сотрудников. Разработанная программа помогает избежать хаотического потока мелких вопросов, которые обычно возникают у новичков. Как оценить эффективность процесса включения новых сотрудников?
Для определения успешности процесса адаптации в компании можно обратить внимание на несколько ключевых признаков:
— Новые сотрудники быстро интегрируются в коллектив и эффективно выполняют поставленные задачи.
— Отдел кадров получает положительные отзывы от новых сотрудников о программе ввода в должность.
— Уменьшается текучесть персонала.
— Новые члены команды хорошо ориентируются в корпоративных политиках и процедурах.
Однако основным показателем эффективности программы ввода в должность является обратная связь от сотрудника. Она помогает выявить преимущества и недостатки в процессе адаптации, оценить работу наставника, а затем разработать планы по улучшению процесса. Для анализа результатов и итогов можно использовать специализированные боты или визуализировать их с помощью специальных сервисов.